Déclarer un déplacement, et retrouver les fiches PDF pour la comptabilité
1. Se connecter
L'accès au formulaire est protégé par un mot de passe, communiqué par
ailleurs (mail, réunion...). Rendez-vous sur la page d'accueil du
site, saisissez le mot de passe, et validez.
Si vous n'avez pas ce mot de passe, ou si vous pensez qu'il a changé,
rapprochez-vous de la personne qui gère le formulaire pour votre
association.
2. Déclarer un déplacement
Une fois connecté, le formulaire s'affiche directement. Il se
remplit de haut en bas : identité, puis détails de la réunion, puis
covoiturage si besoin, puis confirmation. Les champs marqués d'une
étoile * sont obligatoires ; les
autres sont facultatifs.
Remplissage puis envoi d'une déclaration (démonstration, ~18 secondes).
Une fois le bouton « Envoyer la déclaration »
cliqué, une page de confirmation s'affiche. Si tout s'est bien
passé, la déclaration est partie par mail (avec une fiche PDF
récapitulative jointe) vers les personnes qui gèrent les
remboursements — vous n'avez rien d'autre à faire de ce côté.
3. Le détail des champs
Nom, prénom, commune, courriel
Vos informations personnelles. Le courriel sert notamment à vous envoyer une confirmation si vous cochez la case correspondante en bas du formulaire.
Nature de la réunion
À choisir parmi les quatre options. Si aucune ne correspond, sélectionnez « Autre » : un champ supplémentaire apparaît pour préciser en quelques mots.
Date, lieu de la réunion
La date s'utilise avec le sélecteur de calendrier de votre navigateur ou téléphone. Le lieu est un champ libre (ville, adresse, nom du site...).
Longueur du trajet aller-retour
En kilomètres, trajet complet aller-retour. Le remboursement s'applique au-delà de 20 km — indiquez la distance réelle même si elle est inférieure.
Covoiturage
Facultatif. Cliquez sur « Ajouter un covoiturant » autant de fois que nécessaire pour lister toutes les personnes du trajet. Un champ vide peut être retiré avec le bouton "×" à côté.
Confirmation par courriel (et SMS, si activé)
Cochez si vous voulez recevoir vous-même un mail confirmant l'envoi de votre déclaration. Sur certaines installations, une confirmation par SMS est aussi proposée.
4. Le RIB
Le formulaire ne permet pas de joindre de fichier.
Si c'est la première fois que vous vous faites rembourser (ou si
votre RIB a changé), envoyez-le séparément, au format PDF, par
mail à l'adresse indiquée dans le formulaire.
5. Retrouver les PDF (pour la trésorerie)
Chaque déclaration génère automatiquement une fiche PDF, envoyée par
mail et conservée en archive. Si un mail a été égaré, ou pour
retrouver l'historique complet, la page « Archives PDF »
(lien en bas de la page du formulaire) liste toutes les fiches,
classées par mois, avec un bouton de téléchargement pour chacune.
Ouverture des archives et téléchargement d'une fiche (démonstration, ~9 secondes).
Selon la configuration de votre association, l'accès aux archives
peut demander un mot de passe différent de celui du formulaire — si
le vôtre ne fonctionne pas sur cette page, c'est probablement le cas
; rapprochez-vous de la personne qui gère le site.
6. « Ce n'est pas la première déclaration pour cette réunion »
Si vous voyez ce message après avoir envoyé le formulaire, c'est
qu'une déclaration existe déjà pour la même personne et la même
date de réunion (par exemple si vous avez renvoyé le formulaire
après une erreur, ou par double clic). Ce n'est pas bloquant : votre
nouvel envoi est bien pris en compte, en plus du précédent — rien
n'est écrasé ni perdu. Les personnes qui gèrent les remboursements
en sont informées et sauront qu'il faut vérifier quelle version
retenir.
7. Questions fréquentes
J'ai fait une erreur après l'envoi, que faire ?
Renvoyez simplement une nouvelle déclaration avec les bonnes informations pour la même réunion, et signalez l'erreur aux personnes qui gèrent les remboursements (par exemple en réponse au mail de confirmation, si vous en avez reçu un). Voir aussi la section 6 ci-dessus.
Je n'ai pas reçu de confirmation par mail
Vérifiez que la case « Recevoir une confirmation par courriel » était bien cochée avant l'envoi. Sinon, aucun mail personnel n'est prévu — seule la déclaration part vers les personnes qui gèrent les remboursements.
La page de connexion ne fonctionne pas
Vérifiez le mot de passe (attention aux majuscules). S'il ne fonctionne toujours pas, contactez la personne qui gère le site : il a pu changer, ou une restriction d'accès différente s'applique à la page que vous essayez d'ouvrir (formulaire ou archives, voir section 5).
Je suis sur mobile, ça fonctionne aussi ?
Oui, le formulaire et les archives sont pensés pour s'afficher correctement sur téléphone comme sur ordinateur.